Personvernerklæring

1. Kven me er

Saunasystrene tilbyr booking av sauna på Skjersholmane, Stord. Behandlingsansvarleg for personopplysningane som vert behandla gjennom nettsida, booking, medlemskap, gavekort og kundeservice er:

John Ståle Eldøy AS (Saunasystrene)
Org.nr.: 983098924
Adresse: Skjersholmane, Stord
E-post: [email protected]

Erklæringa forklarar kva opplysningar me behandlar, kvifor, kven me deler dei med, kor lenge me lagrar dei, og kva rettar du har.

2. Kva me behandlar

• Booking: namn, e-postadresse, telefonnummer, dato, tid, tal på personar, pris, ordrenummer, betalingsreferanse og PIN-status.
• Andre deltakarar: legg du til andre i bookinga (delt booking eller «alle betaler for seg»), lagrar me telefonnummer og/eller e-post til dei, og om dei har stadfesta eller betalt. Stadfesta meddeltakarar og gjestar som har betalt sin eigen del får den same PIN-koden på e-post og/eller SMS når koden vert send til den som booka. Du skal berre leggje inn opplysningar om personar som veit om og ønskjer å vere med.
• Fast tid: startar du ei fast tid kvar veke, lagrar me namn, e-post, telefonnummer, dag og klokkeslett, tal på personar, kva veke me spør om, svarfrist og om du har svart. Er andre medlemmar med på den faste tida, lagrar me e-post, namn og telefonnummer til dei og kva dei har svart for veka me spør om, slik at me kan sende dei SMS og gi dei PIN-koden når bookinga er stadfesta. Opplysningane vert brukte til å halde av tida og sende deg SMS etter kvar økt, og vert sletta 6 månader etter at den faste tida er avslutta.
• Føresett ved booking under 18 år: er du under 18 år når du bookar, lagrar me namn og telefonnummer til føresette du oppgjev, saman med namnet og telefonnummeret ditt, tida du vil booka, om den føresette stadfesta eller avslo, og når det skjedde. Den føresette får ein SMS med ei lenke for å stadfesta bookinga. Opplysningane vert brukte berre til dette samtykket og vert sletta 6 månader etter datoen bookinga gjaldt.
• Medlemskap: e-postadresse, namn/etternamn, telefon, plan, status, gyldigheit, Stripe-kunde/abonnementsreferanse og bruks-/besøkskvote.
• Verving: vervekoden din, kven som er verva med koden, og om vervingsrabatten er gitt.
• Gavekort: kjøparnamn, e-post, telefon, mottakarnamn, melding, gavekortkode, saldo, bruk av gavekortet og eventuell leveringsadresse.
• Kommunerabatt: namn, e-postadresse frå kommunen, at e-posten er verifisert via Microsoft-innlogging, og svara dine på samtykka for rabatten.
• Innlogging: namn, e-post og Google-ID når du loggar inn med Google, eller e-post når du verifiserer deg med eingongskode eller Microsoft.
• Samtykkedokumentasjon: e-post, IP-adresse, user-agent, einingstype, føremål (t.d. booking, venteliste, kapasitet-varsel, nyheitsbrev), om samtykke vart gitt eller trekt tilbake, samtykkeversjon og tidspunkt.
• Venteliste: namn, e-post og/eller telefon, ønska dato/tid/varigheit og tidspunkt for påmelding.
• Kapasitet-varsel (valfritt): om du har samtykt til å få varsel ved god plass, og tidspunktet for siste varsel (for å avgrensa til maks éin gong i veka).
• Nyheitsbrev (valfritt): e-post, namn (om du oppgir det), kjelde til påmeldinga (t.d. framsida, booking eller Min side), om du er aktiv eller meldt av, og avmeldingstoken. Me loggar òg kvar utsending (emne, innhald, tal mottakarar, tidspunkt).
• Tilbakemelding etter besøk: stjernevurdering (1–5) og valfri kommentar, kopla til booking-id. Om du gjev ei låg vurdering kan me ta kontakt for å følgja opp.
• Kundeservicechat: meldingane du skriv, kontaktopplysningar du oppgir, OTP-verifisering og nødvendige bookingopplysningar for å hjelpe deg.
• Teknisk og sikkerheit: IP-adresse og tidspunkt for førespurnader (rate limiting og misbruksvern), sesjonsdata, og for admin: admin-brukarar, innloggingstidspunkt og TOTP-status. Logger skal ikkje innehalde PIN-kodar eller unødvendige personopplysningar.

Me ber deg om å ikkje sende passord, betalingskortdetaljar, helseopplysningar eller andre sensitive opplysningar i chat eller e-post.

3. Føremål og behandlingsgrunnlag

Grunnlaget for kvar behandling går fram av personvernforordninga (GDPR) artikkel 6 nr. 1:

• Booking, betaling, gavekort, medlemskap og innlogging: nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen med deg (bokstav b).
• PIN, SMS og e-post om bookinga eller medlemskapet: nødvendig for å levere tenesta og gi deg tilgang til saunaen (bokstav b). Meddeltakarar som har stadfesta plassen sjølv, og gjestar som har betalt sin del, får same dørkode og beskjed dersom koden ikkje lenger gjeld. For dei byggjer utsendinga på avtalen med den som booka og på berettiga interesse (bokstav b og f). Det same gjeld naudsynt driftsinformasjon, som avlysingar og endringar som påverkar bookinga eller medlemskapet.
• Andre deltakarar og følgje-varsel: når du legg til andre, kontaktar me dei for å få stadfesting eller betaling. Grunnlaget er avtalen med deg og vår og deltakarane si berettiga interesse i at dei veit om og godtek bookinga (bokstav b og f). Det er ikkje marknadsføring.
• Venteliste: samtykket du gir når du melder deg på (bokstav a).
• Kapasitet-varsel og nyheitsbrev: marknadsføring, som byggjer på eit eige, uttrykkeleg samtykke (bokstav a, og marknadsføringslova § 15). Krysset er aldri sett på førehand, og du kan trekkje samtykket når som helst via lenka i kvar e-post eller på Min side.
• Kommunerabatt: samtykket ditt til å verifisere e-posten og dele namn og e-post med Stord kommune Ve og Vel (bokstav a). Utan samtykke kan du booke som vanleg, men utan rabatten.
• Verving: nødvendig for å gi rabatten du og den du vervar har krav på (bokstav b).
• Tilbakemelding etter besøk: vår berettiga interesse i å følgja opp kvaliteten på tenesta (bokstav f).
• "Bestill igjen": me viser deg dine eigne siste bookingar for å gjera det raskare å bestilla på nytt. Er du innlogga, hentar me dette frå bookinghistorikken din (bokstav b). Bookar du utan å logga inn, lagrar me i staden dei 3 siste bookingane dine i ein cookie i nettlesaren – berre dersom du har samtykt i cookie-banneret (bokstav a og ekomlova § 3-15).
• Samtykkelogg: me må kunne dokumentere at du har gitt samtykke (GDPR art. 7 nr. 1). Grunnlaget er rettsleg plikt og vår berettiga interesse i å kunne dokumentere dette (bokstav c og f).
• Bokføring og rekneskap: rettsleg plikt etter bokføringslova (bokstav c).
• Sikkerheit, misbruksvern og driftslogger: vår berettiga interesse i å sikre tenesta og hindre misbruk (bokstav f).
• AI-kundeservice: når du ber om hjelp med bookinga di, er behandlinga nødvendig for å oppfylle avtalen (bokstav b). Generelle spørsmål vert behandla etter vår berettiga interesse i å svare deg raskt (bokstav f).
• Belegg-oversikt for admin: berre aggregerte, anonymiserte belegg-tal (aldri under 3 bookingar per celle) – vår berettiga interesse i å styra prising og drift (bokstav f).

Der me byggjer på berettiga interesse, har me vurdert at interessa vår ikkje går føre personvernet ditt. Du kan når som helst protestere, sjå punkt 9.

4. Kven me deler opplysningar med

Me brukar leverandørane under for å levere tenesta. Kvar leverandør får berre dei opplysningane som er nødvendige for sitt føremål. Leverandørar som behandlar opplysningar på våre vegner (databehandlarar), er bundne av databehandlaravtale og kan ikkje bruke opplysningane til eigne føremål. Nokre leverandørar er sjølvstendig behandlingsansvarlege for sin del, til dømes for betaling og innlogging; då gjeld også deira eigne personvernerklæringar.

Nokre behandlar data utanfor Noreg/EØS. Når data vert overført ut av EØS, skal det skje med gyldig overføringsgrunnlag, som EU-kommisjonen sine standardavtalar (SCC) eller EU-US Data Privacy Framework (DPF).

• Gigahost – drift av serveren nettsida og databasen køyrer på.
  Kva me deler: alle opplysningane som er lagra i systemet vårt (sjå punkt 2) ligg på serveren. Gigahost er databehandlar og har ikkje lov til å bruke opplysningane til eigne føremål.
  Kvar: Gigahost er eit norsk selskap og driftar serveren i Noreg.
  Sjå gigahost.no.
• Stripe – betaling, abonnement og betalingsportal.
  Kva me deler: namn, e-post, telefonnummer, beløp, ordre-/betalingsreferanse og abonnementsopplysningar. Betalingskortdata vert lagt inn direkte hos Stripe og vert ikkje lagra hos oss.
  Kvar: Stripe er USA-/Irland-basert og behandlar opplysningar internasjonalt. Overføringsgrunnlag: SCC og DPF.
  Sjå Stripe Privacy Policy og Stripe DPA.
• Klarna – berre dersom du vel å betale med Klarna.
  Kva vert delt: opplysningane Klarna treng for å gjennomføre betalinga. Klarna er sjølvstendig behandlingsansvarleg for si behandling, til dømes kredittvurdering.
  Kvar: Klarna er eit svensk selskap.
  Sjå Klarna personvern.
• Kveo – teknisk utvikling, vedlikehald og support for nettsida, og SMS-utsending via Kveo API (eingongskode, PIN, ventelistevarsel, betalingslenker, deltakarvarsel ved delt booking og førespurnader om fast tid).
  Rolle: Saunasystrene bestemmer kva opplysningar som skal behandlast og kvifor. Kveo opptrer som teknisk leverandør/databehandlar for nettsida og SMS-tenesta, og behandlar personopplysningar berre etter instruks frå Saunasystrene eller når det er nødvendig for drift, feilretting, sikkerheit og dokumentasjon av utsendingar.
  Kva me deler: telefonnummer og meldingsinnhald til SMS-utsending. Ved teknisk support og vedlikehald kan Kveo òg få avgrensa tilgang til relevante booking-, medlemskaps-, gavekort-, samtykke-, chat- og loggopplysningar når det trengst for å undersøkje feil, sikre tenesta eller gjennomføre bestilte endringar. Kveo skal ikkje bruke opplysningane til eigne føremål.
  Logg: Kveo lagrar ein utsendingslogg som dokumentasjon på SMS-utsendingane, etter databehandlaravtalen med oss. Me kan slå opp i loggen når ei utsending må stadfestast eller feilsøkjast.
  Kvar: Kveo er eit norsk selskap og behandlar data innanfor Noreg/EØS.
  Underleverandør for SMS: Kveo nyttar GatewayAPI, eit dansk selskap, for sjølve leveringa av SMS til mobilnettet. GatewayAPI behandlar SMS-data i EU/EØS.
  Sjå kveo.no og GatewayAPI Privacy Policy.
• Anthropic – AI-assistenten på /support.
  Kva me deler: chatmeldingane dine og relevante bookingopplysningar som trengst for å svare og utføre verifiserte handlingar. Data frå API-en vert ikkje brukt til å trene modellane.
  Kvar: Anthropic er USA-basert. Overføringsgrunnlag: SCC via Anthropic sin DPA.
  Sjå Anthropic Privacy Policy og Anthropic DPA-info.
• Google – innlogging med Google (valfritt).
  Kva me mottek: namn, e-post og Google-ID når du vel Google-innlogging. Google er sjølvstendig behandlingsansvarleg for Google-kontoen din.
  Kvar: Google er USA-basert og oppgir global behandling og datasenter. Overføringsgrunnlag: SCC og DPF.
  Sjå Google Privacy Policy.
• Microsoft – Microsoft Entra ID for verifisering av kommunal e-post (kommunerabatt).
  Kva me mottek: e-postadressa som vert verifisert. Microsoft/kommunen er sjølvstendig behandlingsansvarleg for kommunekontoen din.
  Kvar: Microsoft er USA-basert og oppgir behandling i kunderegion, USA og andre land der Microsoft eller leverandørar har datasenter. Overføringsgrunnlag: SCC og DPF.
  Sjå Microsoft Privacy Statement.
• Stord kommune Ve og Vel – kontroll av kommunerabatt.
  Kva me deler: namn og e-post på e-post til Ve og Vel kvar gong kommunerabatten vert brukt, slik at dei kan kontrollere medlemskapet og eventuelt melde deg inn dersom du har bede om det. Me deler berre dette når du har kryssa av for samtykket.
  Rolle: Ve og Vel er sjølvstendig behandlingsansvarleg for medlemsregisteret sitt og eventuell innmelding.
  Kvar: Noreg.
• igloohome / igloocompany Pte. Ltd. – digital lås og PIN-generering.
  Kva me deler: namn og bookingtidspunkt som tilgangsnamn når PIN vert laga.
  Kvar: leverandøren er basert i Singapore og oppgir bruk av AWS med serverar i Singapore. Overføringsgrunnlag: SCC.
  Sjå igloohome Privacy Policy.
• Domene AS – e-post/SMTP for utsending av bookingstadfestingar, OTP, gavekort og medlemskapsvarsel.
  Kva me deler: namn, e-postadresse og relevant innhald i meldinga.
  Kvar: Domene AS er eit norsk selskap og behandlar data innanfor Noreg/EØS.
  Sjå Domene AS personvern.

Me sel ikkje personopplysningar og deler ikkje opplysningar med andre for deira marknadsføring. Me kan utlevere opplysningar til offentlege styresmakter når me har plikt til det etter lov.

5. AI-kundeservice

Chatten kan hjelpe med bookingdetaljar, endring, ekstra personar og refusjon. Før handlingar på booking krev me OTP-verifisering via e-post eller SMS. Utførte handlingar (e-post/telefon som vart verifisert, booking-ID, resultat og korte detaljar) vert logga i opptil 2 år for dokumentasjon og misbruksvern.

Sjølve samtalen – meldingane dine, svara frå chatten, kva verktøy chatten brukte og eventuelle tekniske feil – vert lagra i 90 dagar, slik at me kan hjelpa deg vidare om noko gjekk gale, og finna og retta feil i chatten. Før lagring fjernar me det som ser ut som kortnummer, eingongskodar, PIN-kodar og passord. Berre tilsette med særskild tilgang kan lesa samtalane, og kvar gong nokon opnar ein samtale, vert det logga. Grunnlaget er berettiga interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) i å kunna yta kundeservice og retta feil.

Meldingane du sender til chatten vert sende til Anthropic saman med nødvendige bookingdata for å kunne svare og bruke verktøy. Ikkje del sensitive opplysningar i chatten.

Handlingar chatten utfører, til dømes refusjon, følgjer dei same reglane som i vilkåra. Er du usamd i eit svar eller ei avgjerd frå chatten, kan du alltid be om at eit menneske ser på saka ved å sende e-post til [email protected].

6. Feilkodar og feilsøking

Når noko går gale på nettsida, får du ein feilkode som består av tre ord, til dømes forvirra-berit-jaha. Koden seier ingenting om deg; han er berre ein nøkkel som hjelper oss å finna akkurat den feilen når du kontaktar oss.

Bak koden lagrar me det som trengst for å finna ut kva som skjedde: tidspunkt, kva side eller funksjon det galdt, teknisk feilmelding, eventuell booking- eller betalingsreferanse og – dersom du var innlogga eller hadde skrive inn e-postadressa di i skjemaet – e-postadressa. Me lagrar ikkje IP-adressa di, men ei kort skildring av nettlesaren (t.d. «Safari · iOS · mobil») og ein anonymisert sesjonsreferanse. Passord, kortnummer, PIN-kodar, eingongskodar og innloggingsinformasjon vert aldri lagra. Grunnlaget er berettiga interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) i å halda nettsida trygg og i drift.

Beskjed når feilen er løyst: Vel du å leggja igjen e-postadressa di på feilsida, brukar me henne berre til å senda deg éin beskjed når akkurat denne feilen er løyst – aldri til marknadsføring. Du må fyrst stadfesta adressa via ei lenkje på e-post (gyldig i 48 timar), slik at ingen kan melda på andre. Kvar e-post har ei avmeldingslenkje. Grunnlaget er samtykket ditt (bokstav a), og du kan trekkja det tilbake når som helst.

Opplysningane om feilen vert lagra i 180 dagar. Opplysningar som peikar på deg (e-post, sesjonsreferanse, nettlesar) vert fjerna allereie etter 90 dagar. E-postadresser som ikkje vert stadfesta, vert sletta etter 7 dagar, og adresser som har fått beskjed eller er avmelde, vert sletta 30 dagar etter. Ber du om sletting, fjernar me alt som er knytt til e-postadressa di med ein gong.

7. Lagringstid

• Booking: namn, e-post, telefon, PIN og andre opplysningar som kan knytast til deg vert anonymiserte 6 månader etter besøket. Utsendingsloggen for PIN (e-post og telefon til dei som fekk koden, ikkje sjølve koden) vert anonymisert samtidig. Etter det tek me berre vare på dato, klokkeslett, tal på personar og beløp. Betalingsreferansen hos betalingsleverandøren (Stripe) vert lagra i 5 år av omsyn til bokføringslova, og vert så fjerna.
• Rekneskap: betalings- og rekneskapsopplysningar vert lagra i Stripe og i rekneskapen vår så lenge bokføringslova krev, normalt 5 år etter utgangen av rekneskapsåret.
• Gavekort: vert sletta 3 år etter kjøpsdato, når gyldigheitstida er ute.
• Medlemskap: aktive medlemskap vert lagra så lenge medlemskapet er aktivt. Avslutta medlemskap vert sletta automatisk når det har gått 2 år sidan medlemskapet vart oppretta – for medlemskap som er eldre enn det, kort tid etter at dei er avslutta. Ufullførte registreringar vert sletta etter 48 timar.
• Samtykkelogg: lagrast i opptil 2 år.
• Nyheitsbrev: aktive abonnentar vert lagra så lenge du ikkje melder deg av. Melder du deg av, vert opplysningane sletta etter 2 år. Utsendingshistorikk (emne, innhald, tal mottakarar) lagrast i opptil 2 år.
• Venteliste: vert sletta automatisk kort tid etter at det ønska tidspunktet er passert.
• Tilbakemelding etter besøk: lagrast i opptil 2 år.
• Chatbot-handlingslogg: lagrast i opptil 2 år.
• Chatbotsamtalar: meldingar, svar og tekniske detaljar vert sletta etter 90 dagar.
• Feilhendingar (feilkodar): vert sletta etter 180 dagar; e-post, sesjonsreferanse og nettlesar vert fjerna etter 90 dagar.
• «Gi meg beskjed når feilen er fiksa»: ustadfesta e-postadresser vert sletta etter 7 dagar, dei andre 30 dagar etter at beskjeden er send eller du har meldt deg av.
• Revisjonslogg for tilsette: kven som har opna eller endra feilhendingar og chatbotsamtalar, vert lagra i 2 år.
• SMS-utsendingslogg hos Kveo: telefonnummer, meldingsinnhald og leveringsstatus vert lagra hos Kveo som dokumentasjon på utsendinga, og vert sletta etter slettefristane i databehandlaravtalen med Kveo.
• Gjeste-cookie for "bestill igjen": ligg i nettlesaren din i 90 dagar, deretter forsvinn han automatisk. Du kan sletta han når som helst sjølv (nettlesarinnstillingar) eller ved å svara nei i cookie-banneret neste gong.
• Sesjonsdata: tekniske sesjonar vert sletta automatisk etter kort tid, normalt innan 4 timar (31 dagar dersom du har bede oss hugse innlogginga).
• Driftslogger og backup: har avgrensa tilgang og vert sletta/roterte etter interne rutinar.

Me kan lagre opplysningar lenger dersom det er nødvendig for å fastsetje, gjere gjeldande eller forsvare eit rettskrav, til dømes ved ei pågåande klage.

8. Informasjonskapslar

Me brukar teknisk nødvendige informasjonskapslar for sesjon, bookingflyt, admin-innlogging, OTP og chat. Desse krev ikkje samtykke. Me brukar ikkje Google Analytics eller sporingscookies til marknadsføring.

I tillegg spør me deg i cookie-banneret om me kan hugsa (a) innlogginga di i 31 dagar, og (b) dersom du bookar utan å logga inn, dine 3 siste bookingar i 90 dagar for å visa "bestill igjen" neste gong du besøker sida. Begge deler krev at du svarar «Ja» i banneret, og du kan når som helst trekkja samtykket tilbake ved å sletta cookies i nettlesaren eller svara nei neste gong banneret vert vist.

9. Sikkerheit

Me brukar HTTPS, passordhashing, TOTP for admin, rate limiting, sikkerheitsheaders, CSRF/origin-kontroll, avgrensa logging og tilgangskontroll. Betalingskortdata vert handtert av Stripe og vert ikkje lagra hos oss.

Skulle det skje eit brot på personopplysningstryggleiken, varslar me Datatilsynet og deg når lova krev det.

10. Dine rettar

Etter personvernforordninga har du rett til:

• innsyn i opplysningane me har om deg, og ein kopi av dei,
• retting av feil eller ufullstendige opplysningar,
• sletting når opplysningane ikkje lenger trengst, eller du trekkjer eit samtykke – med unntak av det me må lagre etter lov, til dømes bokføringslova,
• avgrensing av behandlinga i visse tilfelle,
• dataportabilitet for opplysningar du har gitt oss og som me behandlar etter avtale eller samtykke,
• protest mot behandling som byggjer på berettiga interesse. Mot direkte marknadsføring kan du alltid protestere, og då stansar me,
• å trekkje tilbake samtykke når som helst, utan at det påverkar behandlinga før du trekte det.

Send førespurnaden til [email protected]. Me svarar utan ugrunna opphald og seinast innan éin månad. Me kan be deg stadfeste kven du er, til dømes med ein eingongskode til e-postadressa di, slik at me ikkje gir opplysningane dine til nokon andre. Det er gratis å bruke rettane dine.

Me tek ikkje avgjerder om deg som berre byggjer på automatisert behandling og som har rettsverknad eller tilsvarande betydeleg verknad for deg, utover det som er nødvendig for å gjennomføre bookingar og handlingar du sjølv ber om (sjå punkt 5).

Meiner du at me behandlar personopplysningane dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Me set pris på om du kontaktar oss først, så me kan prøve å rette opp i det.

11. Endringar

Me kan oppdatere personvernerklæringa, til dømes når me endrar tenesta eller byter leverandør. Ny versjon vert publisert her med oppdatert dato. Ved vesentlege endringar varslar me deg på e-post dersom du har ein aktiv booking eller eit aktivt medlemskap.

Varsel om endringar i prisar, tilgangstider eller vilkår for medlemskapet følgjer reglane i vilkåra.